L'espace de travail numérique continue d'être un facteur contribuant à la satisfaction et à l'engagement des employés et à l'attraction des meilleurs talents. Selon une étude d'Owl Labs, 56 % des employés démissionneraient ou chercheraient un autre emploi offrant plus de flexibilité lorsqu'ils travaillent.
Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises semblent prêtes à adopter le travail à distance. Des données récentes montrent que 56 % des DSI considèrent la transformation numérique comme une priorité technologique majeure en 2022.
Alors que les organisations réinventent leurs environnements physiques et numériques, prendre les bonnes décisions technologiques assurera une transition en douceur vers le travail à domicile.
Qu'est-ce qu'un espace de travail numérique
L'essor du travail hybride et à distance a obligé de nombreuses organisations à repenser et à réorienter le fonctionnement du bureau. Le « lieu de travail/espace » n'est plus là où les travailleurs vont travailler mais plutôt là où se trouve le travail.
Le travail numérique ne nécessite pas d'espace physique – les employés peuvent faire de leur mieux où qu'ils se trouvent. Bien que travailler dans un espace numérique offre une plus grande flexibilité de travail, cela crée également un défi pour les organisations.
Les pratiques qui stimulent la productivité dans un espace de travail physique ne fonctionnent pas nécessairement dans un espace numérique. Parfois, cela peut même être contre-productif. Selon une étude de Deloitte Insights, trois attributs peuvent aider les équipes à devenir plus productives dans un environnement de travail numérique.
Ceux-ci sont:
- Sécurité psychologique. En créant une atmosphère qui dissipe la peur de l'échec, les membres de l'équipe deviennent confiants pour partager librement des informations. Ils seront plus enclins à prendre des risques pour expérimenter et à être créatifs.
- Compétence numérique. Lorsque vous donnez aux équipes les moyens de travailler de manière productive dans un espace de travail numérique partagé, elles seront mieux équipées pour faire face aux défis et aux opportunités.
- Accompagnement de la direction pour la flexibilité et l'expérimentation. Donner aux équipes les moyens d'utiliser des outils et des technologies pour faire face à des problèmes inattendus leur permet de mieux gérer les défis sur le lieu de travail.
10 outils indispensables pour l'espace de travail numérique
Outils de communication
La combinaison des technologies synchrone et asynchrone vous permet de communiquer plus efficacement avec vos équipes distribuées. Voici quelques outils à considérer :
1. Interagissez
Interact est un logiciel intranet qui améliore la façon dont vous communiquez et interagissez avec vos employés. Il vous permet de gérer toutes vos communications à partir d'un seul endroit et dispose d'une IA intégrée pour garantir que votre contenu reste pertinent et visible pour tous.
Les employés ont accès à des outils de personnalisation afin qu'ils puissent personnaliser leur expérience en fonction de leurs préférences. Il offre également des fonctionnalités telles que l'intégration et l'inscription, sans oublier la prise en charge de plusieurs intégrations à des plates-formes externes telles que Salesforce, Google Workplace et ServiceNow.
2. Métier à tisser
Loom est un outil de communication vidéo qui prend en charge le travail asynchrone. Vous pouvez enregistrer des vidéos rapides de votre écran et de votre caméra et les partager instantanément avec votre équipe via des outils comme Slack. La plate-forme aide à éliminer l'effet secondaire «toujours actif» qui est devenu synonyme de travail à distance.
Que vous souhaitiez présenter une nouvelle idée, mettre à jour les membres de l'équipe ou partager des commentaires, Loom vous permet de le faire avec plus de contexte. L'outil simplifie non seulement les connexions entre les membres de l'équipe, mais rend également plus amusant le partage de contenu avec tout le monde.
Outils de coordination et de collaboration d'équipe
3. Asanas
Asana est une plateforme de gestion du travail conçue pour minimiser le temps perdu sur le « travail sur le travail ». Selon l'indice d'anatomie du travail 2021 d'Asana, les employés consacrent 60 % de leur temps au « travail sur le travail ». Ce sont les tâches répétitives et fastidieuses comme la poursuite des approbations et des mises à jour de statut.
Avec Asana, les équipes peuvent gérer les tâches/projets, les mises à jour de statut et les délais de manière plus pratique et efficace. Les dirigeants peuvent tout suivre et gérer, des commentaires aux campagnes marketing, sur la plateforme.
L'outil simplifie la communication et la collaboration d'équipe via une interface utilisateur interactive et visuellement attrayante.
4. Miró
Miro propose aux équipes un tableau blanc collaboratif en ligne pour capturer la spontanéité et la créativité qui sont généralement perdues lors du travail à distance. Les équipes peuvent organiser des brainstorms interactifs, discuter de processus complexes à l'aide de la cartographie visuelle et organiser des réunions et des ateliers à distance attrayants.
Miro permet un travail d'équipe en temps réel ou asynchrone pour les équipes distribuées, colocalisées ou entièrement distantes afin de renforcer l'engagement. En plus de cela, les utilisateurs ont accès à un canevas infini et à des modèles prédéfinis pour libérer leur créativité et mieux présenter leurs idées.
Outils d'automatisation
5. Notion
Notion rassemble toutes vos équipes et tous vos projets sur une seule plateforme pour un flux de travail rationalisé. Il permet à vos connaissances partagées et à votre travail quotidien de rester côte à côte.
Vous pouvez personnaliser Notion pour qu'il fonctionne comme vous le souhaitez en utilisant un simple glisser-déposer et les milliers de modèles prédéfinis. Imaginez avoir tout, des notes de réunion, des trackers OKR ou des wikis aux diagrammes Kanban ou Gantt en un seul endroit. C'est ce que vous propose Notion, quelle que soit la taille de votre équipe. Les particuliers peuvent utiliser la plateforme gratuitement, avec des fonctionnalités limitées.
6. Zapier
L'automatisation est l'un des moyens les plus efficaces pour faire plus de choses sans perdre de ressources et de temps. Zapier automatise tout ce que vous faites dans votre entreprise et vous permet de créer des processus plus rapidement sans avoir besoin d'apprendre à coder.
Avec Zapier, vous n'avez pas à déplacer manuellement les informations dans les différentes applications que vous utilisez. Il le fait automatiquement, afin que vous puissiez vous concentrer sur l'exécution de plus de travail. Il vous permet de recevoir des notifications instantanées lorsqu'un client laisse des commentaires et de suivre chaque prospect au même endroit.
7. Flux de baisers
Comme Zapier, Kissflow permet aux équipes de créer leurs propres flux de travail sans aucune compétence en codage. Vous pouvez personnaliser les flux de travail en fonction des besoins de chaque service à l'aide des centaines de modèles de la plateforme.
Avec Kissflow, vous pouvez générer des rapports pour obtenir des informations exploitables, automatiser les affectations et les notifications et lier vos workflows à des intégrations tierces telles que Zapier. De plus, la plate-forme gère une gamme de tâches telles que les approbations budgétaires, l'audit des processus et la gestion des tâches.
Outils de gestion du temps
8. Traqq
Une bonne gestion du temps permet non seulement à votre équipe de rester productive, mais aussi de faire plus de travail. Que vos équipes soient colocalisées ou entièrement distantes, un logiciel de suivi des employés comme Traqq vous donne une visibilité sur tout ce qui se passe chaque jour de travail.
L'outil automatise le suivi du temps pour éliminer les inexactitudes et les écarts courants avec l'enregistrement manuel des heures de travail. Avec Traqq, les managers peuvent vérifier l'avancement du travail sans donner aux employés l'impression d'être microgérés.
De plus, il propose des captures d'écran facultatives prises au hasard toutes les dix minutes pour un aperçu en temps réel de ce que les employés font réellement pendant le temps de l'entreprise. Les captures d'écran sont floues par défaut, vous n'avez donc pas à vous soucier de l'exposition de détails sensibles.
Traqq propose également des applications et une surveillance de site web pour vous aider à détecter et à réduire les problèmes de perte de temps. De plus, vous pouvez générer des rapports détaillés pour analyser les performances des employés pendant une période spécifique et identifier qui est surmené.
Le logiciel de chronométrage Traqq est disponible en ligne et hors ligne, vous permettant de surveiller le temps et les activités quel que soit votre emplacement.
Outils de signature électronique
9. DocuSign
Dans un monde numérique, les contrats et accords font toujours partie intégrante des opérations et transactions commerciales. DocuSign automatise et rationalise le processus d'accord et la signature des contrats.
Vous pouvez envoyer et signer des documents numériquement, ce qui vous fait gagner du temps, des efforts et de l'argent. Avec l'application mobile, vous pouvez signer des documents lors de vos déplacements. DocuSign se connecte à plus de 350 applications tierces pour une expérience client et employé améliorée.
Outils de partage d'écran
10. CoScreen
Dans un espace de travail numérique, les équipes collaborent plus efficacement sur des projets ou des missions en partageant leurs écrans. CoScreen permet une collaboration en temps réel où les utilisateurs peuvent partager plusieurs fenêtres de manière intuitive.
L'outil peut être particulièrement utile pour les équipes créatives telles que les concepteurs et les développeurs qui souhaitent réfléchir à des idées en temps réel. Les utilisateurs peuvent modifier simultanément n'importe quelle application partagée ou partager n'importe quel navigateur ou bureau en un seul clic.
Il prend également en charge le chat vidéo et les appels lorsque vous souhaitez fournir plus de clarté. Plus important encore, la confidentialité et la sécurité des utilisateurs sont garanties lors du partage d'écran.
Conclusion
À une époque de transformation numérique accélérée, les organisations bénéficieront davantage de la mise en œuvre d'outils qui amélioreront l'expérience de travail à distance. Cependant, pour réussir, les entreprises doivent concevoir des stratégies d'adoption appropriées et accroître l'automatisation.
Peu importe où se trouve votre équipe, la technologie peut aider à rationaliser le travail et à faciliter la collaboration et la communication au sein de l'équipe.
