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Les réunions, qu’elles soient en ligne ou en face à face, sont généralement planifiées, planifiées et hébergées par la même personne. Vous avez peut-être remarqué ou non, mais c’est généralement un gestionnaire qui s’occupe de cela, cependant, avec des applications comme Zoom, le rôle d’un hôte peut être beaucoup plus polyvalent et vous pouvez même partager ou déléguer différentes responsabilités.
Cela signifie que le stress lié à l’organisation d’une réunion n’incombe plus à une seule personne, mais au contraire, ils peuvent être facilement aidés, ce qui leur permet de se concentrer davantage sur leur propre travail. Ci-dessous, nous avons fourni quelques informations sur les différentes fonctionnalités d’hébergement disponibles dans Zoom.
Passer les contrôles de l’hôte
Si vous avez assisté à plus de deux réunions, il y a de fortes chances que vous ayez assisté à au moins une réunion qui a traîné au-delà de l’heure prévue. C’est, malheureusement, assez courant si votre équipe est peut-être bloquée à essayer de résoudre un problème ou de réfléchir à une idée gênante.
Mais que faites-vous si l’hôte a d’autres engagements et doit partir? Que la réunion ait duré trop longtemps ou que quelque chose se produise de manière inattendue, les gens doivent parfois simplement esquiver.
Heureusement, Zoom a une fonctionnalité en place qui vous permet de transmettre de manière transparente les contrôles de l’hôte à une autre personne présente à la réunion. Pour ce faire, suivez simplement les instructions suivantes.
- Cliquez sur «Gérer les participants» dans la barre de contrôle de l’hôte.
- Ouvrez la liste et survolez la personne que vous souhaitez choisir avant de cliquer sur «Plus».
- Cliquez sur l’option «Créer un hôte».
- Confirmez la modification en cliquant sur «Oui» lorsque vous y êtes invité.
C’est vraiment aussi simple que cela, cependant, il y a quelques choses dont vous devez vous souvenir quand il s’agit d’utilisateurs gratuits et sous licence qui transfèrent les contrôles d’hôte entre eux.
Premièrement, les hôtes qui ont une licence, c’est-à-dire qu’ils ont payé pour le service, peuvent transmettre les contrôles de l’hôte à un utilisateur gratuit et la réunion se poursuivra toujours pendant une durée illimitée.
Le contraire est vrai pour la situation inverse. Un hôte utilisateur gratuit peut toujours transmettre ses contrôles d’hébergement à un utilisateur sous licence, mais la réunion ne fonctionnera toujours que pendant une durée généralement limitée de 40 minutes.
Ajout d’un co-hôte
L’ajout d’un co-hôte peut être extrêmement utile si vous organisez une réunion Zoom avec un grand nombre de personnes présentes, par exemple, un séminaire en ligne. Si l’hôte principal prend la parole ou donne une présentation, c’est une bonne idée d’avoir un hôte secondaire pour s’assurer que l’orateur n’est pas interrompu par des choses comme des tâches générales, des problèmes techniques et l’interaction avec les participants.
Fondamentalement, un co-hôte est quelqu’un dont le travail consiste à aider avec la partie administrative générale de la réunion, il aidera essentiellement à tout gérer et à s’assurer que tout se passe bien même si l’hôte principal est préoccupé. Pour ajouter un co-hôte dans Zoom, suivez le guide ci-dessous:
- Connectez-vous à votre compte Zoom via leur site Web.
- Cliquez sur «Mes paramètres de réunion».
- Dirigez-vous vers l’onglet «Réunion».
- Cliquez sur l’option «Co-hôte» et activez-la en basculant le commutateur sur la position «On».
Il est important de noter que si vous essayez de le faire et que l’option «Co-hôte» est grisée, vous n’êtes probablement pas l’administrateur Zoom et devrez contacter votre administrateur Zoom à la place.
Fonction d’hôte alternative
Parfois, la vie interfère simplement avec vos plans et cela est particulièrement vrai avec la pandémie actuelle qui bouleverse les vies. Si, pour une raison quelconque, vous ne parvenez pas à organiser la réunion pour laquelle vous avez travaillé si dur à organiser, vous pouvez toujours configurer un autre hôte qui prendra le relais pour vous.
Cet hôte alternatif recevra un e-mail et recevra toutes les instructions sur la façon de démarrer la réunion en question. Cet hôte alternatif peut également recevoir des privilèges de planification au cas où il aurait besoin de configurer de futurs rendez-vous sans la présence de l’hôte d’origine.
Pour configurer un hôte alternatif, vous devrez effectuer les opérations suivantes:
- Connectez-vous à l’application Zoom sur votre ordinateur.
- Cliquez sur l’icône du calendrier pour accéder à votre horaire.
- Cliquez sur «Options avancées».
- Tapez le nom ou l’adresse e-mail de l’alternative choisie dans la case «Hôte alternatif».
- Cliquez sur «Planifier» pour appliquer le changement.
C’est après cela que l’hôte alternatif recevra par courrier électronique une notification indiquant qu’il a été défini comme remplaçant désigné.
Quelques fonctionnalités plus utiles
Lorsque vous hébergez une réunion Zoom, vous voulez paraître aussi professionnel que possible et vous voulez certainement éviter toute distraction venant de votre côté de l’appel. L’une des fonctionnalités les plus utiles disponibles pour éviter ces distractions est la possibilité de définir des arrière-plans pour les réunions Zoom.
Ces arrière-plans remplaceront automatiquement tout ce qui se trouve derrière vous, agissant comme un écran vert sans que vous ayez à acheter un écran physique. Ces arrière-plans virtuels sont pratiquement une nécessité pour toute personne participant à un appel de vidéo conférence et en particulier pour les hôtes.
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