Les entreprises et les équipes, en général, sont confrontées à tant de défis chaque jour. Il y a toujours besoin d’en faire plus, de produire plus dans la même journée, le tout sans sacrifier la qualité des performances.
Il semble que les quotas augmentent plus que jamais, étant donné qu’aujourd’hui les entreprises sont également confrontées à tant de concurrence. Donc, pour survivre, il est important que les équipes soient en mesure de mettre en œuvre un flux de travail fluide et agile.
Mais il n’y a que tellement de choses que les gens peuvent s’adapter aux mêmes heures de travail limitées par jour. Les êtres humains ont également des limitations physiques et biologiques inhérentes. Vous n’êtes pas des robots, après tout.
Ainsi, peu importe à quel point vous vous efforcez d’améliorer votre flux de travail, vous ne pouvez pas simplement garder les yeux ouverts 24h / 24 et 7j / 7. Les changements évoqués ici ont à voir avec le côté des opérations, ce qui aidera à tirer le meilleur parti des ressources humaines et technologiques sans causer d’épuisement à quiconque dans l’équipe.
L’objectif doit toujours être d’améliorer le flux de travail et non de le gêner. Pour vous aider, voici certaines choses que votre entreprise peut faire et s’adapter pour mettre en œuvre un flux de travail plus fluide:
1. Utilisez les bons outils pour la gestion des flux de travail Office
Le premier sur cette liste est un avantage pour tout le monde! Tout cela grâce à la technologie, il existe désormais tellement d’outils, d’applications et de logiciels que vous pouvez utiliser pour améliorer le flux de travail au bureau. Cela signifie que la productivité peut s’améliorer sans nuire au niveau de travail des employés. Après tout, une personne ne peut pas faire grand-chose.
S’il y a des tâches que vous pouvez automatiser, pourquoi ne pas abandonner le travail manuel et introduire des automatisations qui aident l’équipe. Cela peut rendre le flux de travail plus efficace en étant capable de faire plus en moins de temps (ou au moins en même temps). Du côté de la gestion des flux de travail de bureau, les équipes peuvent également être gérées et gérées efficacement à l’aide d’outils.
Alors qu’il y en a maintenant tant de bons à votre disposition, il n’y a absolument aucune raison pour que votre organisation n’adopte pas ces outils pour votre entreprise. Vous manquez peut-être ses avantages, tels que:
Gestion de projet plus fluide et plus efficace;
Communications unifiées entre les différents départements, pour éviter toute confusion;
Possibilité de rester connecté, même en déplacement.
2. Arrêtez le multitâche
Bien que vous puissiez penser que vous êtes capable de faire et d’accomplir plus grâce au multitâche, vous blessez en fait votre flux d’opérations. N’oubliez pas que c’est le flux de travail sur lequel vous vous concentrez. Donc, ce qui est important, c’est d’en finir avec une tâche, afin que vous puissiez passer à la suivante.
Lorsque vous effectuez plusieurs tâches à la fois, vous perturbez essentiellement le flux des priorités. Une tâche est retardée car vous partagez votre temps avec une autre tâche qui n’est que la deuxième sur la liste. Lorsque cela est fait par de nombreux membres de votre équipe, l’effet s’accumule et c’est à ce moment-là que vous pouvez vous attendre à des retards.
En plus d’obstruer gravement le flux de travail, le multitâche a également d’autres effets secondaires désastreux que vous ne voudriez certainement pas voir se produire dans votre organisation. Ceux-ci comprennent les éléments suivants:
Cela peut perturber votre mémoire, simplement parce que votre concentration est affectée en travaillant sur deux ou trois tâches en une seule fois;
Cela peut conduire à une distractibilité accrue, car vous êtes déjà partout en ne vous concentrant pas sur une seule tâche;
Cela peut entraîner une sortie de qualité inférieure, car vous ne portiez pas toute votre attention et le meilleur sur une tâche avant de passer à la suivante.
3. Encouragez l’apprentissage continu
L’apprentissage ne s’arrête pas. Surtout à cette époque de progrès technologiques, vous voudrez que votre équipe puisse s’adapter. L’adaptabilité est un autre facteur d’agilité que votre lieu de travail doit avoir. Il est donc important d’encourager l’apprentissage continu au sein de votre organisation.
S’il y a des séminaires et des ateliers auxquels les membres de votre équipe peuvent assister, exposez-les aux frais de l’entreprise. Après tout, cette dépense sera toujours restituée à l’entreprise lorsque vos employés seront en mesure de travailler plus efficacement et plus efficacement.
Si vous ne donnez pas le temps et l’espace à vos employés pour continuer à apprendre, le danger est que vous appliquiez toujours des stratégies obsolètes. Cela signifie que vous serez toujours plus en retard sur la concurrence.
Vous devez mettre à jour les connaissances et les compétences de votre équipe afin qu’elle puisse être en mesure de faire plus et de mieux performer, ce qui accélère et améliore également l’ensemble du flux de travail du bureau.
4. Conquérir d’abord les tâches difficiles
Dans une organisation, il y a certainement des gestionnaires pour chaque département. C’est le travail de chacun des responsables de ces départements d’encourager votre équipe à s’attaquer d’abord aux tâches les plus difficiles.
Ainsi, chaque fois qu’une journée de travail commence, faites un audit ou vérifiez ce que chaque membre doit accomplir dans la journée. S’il y a quelque chose qui doit être priorisé, informez-le.
Lorsque les tâches difficiles sont effectuées tôt dans la journée, cela peut réduire considérablement la charge de travail quotidienne de votre équipe. Ainsi, le flux de travail peut alors se déplacer plus rapidement lorsque ces tâches sont déjà hors du chemin.
De plus, lorsque ces tâches difficiles sont les premières à être traitées, cela signifie que votre équipe n’est pas encore épuisée mentalement et physiquement. Ils ont toute leur énergie et leurs facultés mentales pour se concentrer sur l’accomplissement de cette tâche.
Si vous laissez ces tâches difficiles pour plus tard, vous retardez peut-être d’autres travaux qui auraient également été terminés plus tôt. Cela augmente également la motivation de tout le monde dans l’équipe quand ils sentent que parce qu’ils sont capables de terminer une tâche difficile en premier, alors ceux qui viennent après cela seront déjà beaucoup plus faciles à accomplir.
Conclusion
En terminant, il est maintenant prudent de conclure que, à partir des changements ci-dessus, un flux de travail agile et rationalisé est simplifié. S’il existe des moyens de rendre plus faciles et plus simples des tâches autrement chronophages, adaptez-les.
N’ayez pas peur d’utiliser la technologie de gestion de projet dans votre organisation. Bien que ces changements puissent impliquer des ajustements dans les opérations de votre entreprise, vous vous y habituerez éventuellement.
Ensuite, vous commencerez à voir les effets positifs de ces changements lorsque vous verrez l’ensemble de votre flux de travail se dérouler plus facilement que par le passé.
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Comment créer et mettre en œuvre un flux de travail agile
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Les entreprises et les équipes, en général, sont confrontées à tant de défis chaque jour. Il y a toujours besoin d’en faire plus, de produire plus dans la même journée, le tout sans sacrifier la qualité des performances.
Il semble que les quotas augmentent plus que jamais, étant donné qu’aujourd’hui les entreprises sont également confrontées à tant de concurrence. Donc, pour survivre, il est important que les équipes soient en mesure de mettre en œuvre un flux de travail fluide et agile.
Mais il n’y a que tellement de choses que les gens peuvent s’adapter aux mêmes heures de travail limitées par jour. Les êtres humains ont également des limitations physiques et biologiques inhérentes. Vous n’êtes pas des robots, après tout.
Ainsi, peu importe à quel point vous vous efforcez d’améliorer votre flux de travail, vous ne pouvez pas simplement garder les yeux ouverts 24h / 24 et 7j / 7. Les changements évoqués ici ont à voir avec le côté des opérations, ce qui aidera à tirer le meilleur parti des ressources humaines et technologiques sans causer d’épuisement à quiconque dans l’équipe.
L’objectif doit toujours être d’améliorer le flux de travail et non de le gêner. Pour vous aider, voici certaines choses que votre entreprise peut faire et s’adapter pour mettre en œuvre un flux de travail plus fluide:
1. Utilisez les bons outils pour la gestion des flux de travail Office
Le premier sur cette liste est un avantage pour tout le monde! Tout cela grâce à la technologie, il existe désormais tellement d’outils, d’applications et de logiciels que vous pouvez utiliser pour améliorer le flux de travail au bureau. Cela signifie que la productivité peut s’améliorer sans nuire au niveau de travail des employés. Après tout, une personne ne peut pas faire grand-chose.
S’il y a des tâches que vous pouvez automatiser, pourquoi ne pas abandonner le travail manuel et introduire des automatisations qui aident l’équipe. Cela peut rendre le flux de travail plus efficace en étant capable de faire plus en moins de temps (ou au moins en même temps). Du côté de la gestion des flux de travail de bureau, les équipes peuvent également être gérées et gérées efficacement à l’aide d’outils.
Alors qu’il y en a maintenant tant de bons à votre disposition, il n’y a absolument aucune raison pour que votre organisation n’adopte pas ces outils pour votre entreprise. Vous manquez peut-être ses avantages, tels que:
2. Arrêtez le multitâche
Bien que vous puissiez penser que vous êtes capable de faire et d’accomplir plus grâce au multitâche, vous blessez en fait votre flux d’opérations. N’oubliez pas que c’est le flux de travail sur lequel vous vous concentrez. Donc, ce qui est important, c’est d’en finir avec une tâche, afin que vous puissiez passer à la suivante.
Lorsque vous effectuez plusieurs tâches à la fois, vous perturbez essentiellement le flux des priorités. Une tâche est retardée car vous partagez votre temps avec une autre tâche qui n’est que la deuxième sur la liste. Lorsque cela est fait par de nombreux membres de votre équipe, l’effet s’accumule et c’est à ce moment-là que vous pouvez vous attendre à des retards.
En plus d’obstruer gravement le flux de travail, le multitâche a également d’autres effets secondaires désastreux que vous ne voudriez certainement pas voir se produire dans votre organisation. Ceux-ci comprennent les éléments suivants:
3. Encouragez l’apprentissage continu
L’apprentissage ne s’arrête pas. Surtout à cette époque de progrès technologiques, vous voudrez que votre équipe puisse s’adapter. L’adaptabilité est un autre facteur d’agilité que votre lieu de travail doit avoir. Il est donc important d’encourager l’apprentissage continu au sein de votre organisation.
S’il y a des séminaires et des ateliers auxquels les membres de votre équipe peuvent assister, exposez-les aux frais de l’entreprise. Après tout, cette dépense sera toujours restituée à l’entreprise lorsque vos employés seront en mesure de travailler plus efficacement et plus efficacement.
Si vous ne donnez pas le temps et l’espace à vos employés pour continuer à apprendre, le danger est que vous appliquiez toujours des stratégies obsolètes. Cela signifie que vous serez toujours plus en retard sur la concurrence.
Vous devez mettre à jour les connaissances et les compétences de votre équipe afin qu’elle puisse être en mesure de faire plus et de mieux performer, ce qui accélère et améliore également l’ensemble du flux de travail du bureau.
4. Conquérir d’abord les tâches difficiles
Dans une organisation, il y a certainement des gestionnaires pour chaque département. C’est le travail de chacun des responsables de ces départements d’encourager votre équipe à s’attaquer d’abord aux tâches les plus difficiles.
Ainsi, chaque fois qu’une journée de travail commence, faites un audit ou vérifiez ce que chaque membre doit accomplir dans la journée. S’il y a quelque chose qui doit être priorisé, informez-le.
Lorsque les tâches difficiles sont effectuées tôt dans la journée, cela peut réduire considérablement la charge de travail quotidienne de votre équipe. Ainsi, le flux de travail peut alors se déplacer plus rapidement lorsque ces tâches sont déjà hors du chemin.
De plus, lorsque ces tâches difficiles sont les premières à être traitées, cela signifie que votre équipe n’est pas encore épuisée mentalement et physiquement. Ils ont toute leur énergie et leurs facultés mentales pour se concentrer sur l’accomplissement de cette tâche.
Si vous laissez ces tâches difficiles pour plus tard, vous retardez peut-être d’autres travaux qui auraient également été terminés plus tôt. Cela augmente également la motivation de tout le monde dans l’équipe quand ils sentent que parce qu’ils sont capables de terminer une tâche difficile en premier, alors ceux qui viennent après cela seront déjà beaucoup plus faciles à accomplir.
Conclusion
En terminant, il est maintenant prudent de conclure que, à partir des changements ci-dessus, un flux de travail agile et rationalisé est simplifié. S’il existe des moyens de rendre plus faciles et plus simples des tâches autrement chronophages, adaptez-les.
N’ayez pas peur d’utiliser la technologie de gestion de projet dans votre organisation. Bien que ces changements puissent impliquer des ajustements dans les opérations de votre entreprise, vous vous y habituerez éventuellement.
Ensuite, vous commencerez à voir les effets positifs de ces changements lorsque vous verrez l’ensemble de votre flux de travail se dérouler plus facilement que par le passé.
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