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MS Excel est un outil précieux pour les particuliers et les entreprises. Il y a tellement de choses que vous pouvez faire sur la feuille de calcul Excel, surtout lorsque vous n’avez pas assez d’argent à dépenser pour des logiciels coûteux. MS Excel est facile à utiliser, mais pour obtenir une valeur maximale, vous devez approfondir les fonctions. De la création de listes simples à l’analyse de données complexes, les applications MS Excel sont vastes et variées. Certaines fonctions Excel qui peuvent être utiles à votre entreprise ou à vos opérations quotidiennes incluent les suivantes :
1. RECHERCHEV
C’est l’une des fonctions importantes d’Excel qui est normalement négligée par beaucoup. C’est une fonction qui vous aidera à trouver certaines données sur une table. Pour obtenir les résultats, il vous suffit de spécifier ce que vous devez rechercher et où vous souhaitez rechercher. Notez que vous pouvez trouver la correspondance exacte ou une approximation. La fonction vous donnera une option pour le spécifier.
2. CONCATENER
Si vous utilisez une version 2016, la fonction sera CONCAT. Avec cette fonction, vous pouvez joindre deux cellules ou plus, jusqu’à 30, en une seule. Un bon exemple d’utilisation de la fonction consiste à combiner des noms dans différentes colonnes. Si vous avez le prénom, le deuxième prénom et le nom de famille de vos employés dans différentes cellules, vous pouvez les regrouper à l’aide de la fonction pour obtenir le nom complet dans une cellule. Ce sera plus rapide que de le faire manuellement.
3. JOURS OUVRABLES
Il s’agit d’une fonction que vous pouvez utiliser pour déterminer le nombre de jours ouvrables entre deux dates. Vous spécifiez la date de début et de fin et les résultats excluront les week-ends. Vous pouvez également spécifier les jours fériés qui doivent être exclus du calcul. Le support Microsoft Office met en évidence le calcul des avantages sociaux comme l’une des utilisations de NETWORKDAYS. Si vous souhaitez connaître le nombre de jours entre deux dates, vous pouvez utiliser la fonction JOURS.
4. CORRESPONDANCE D’INDICE
Il s’agit d’une autre fonction très utile lorsqu’il s’agit de rechercher certaines données sur un tableau Excel. Il élimine le processus fatigant de parcourir manuellement la feuille de calcul pour trouver une certaine valeur. Les entreprises peuvent l’utiliser pour localiser certaines informations sur un client, ou un employeur peut utiliser la fonction pour trouver le salaire d’un employé spécifique. Cela rend le processus rapide et facile.
5. Fonction LEN
Lorsque vous devez compter des caractères, des lettres, des chiffres et des espaces d’événement dans une cellule, c’est la fonction que vous devez utiliser. C’est l’une des fonctions Excel les plus simples et les plus utiles que tout professionnel devrait connaître.
6. SUMIF/SUMIFS
Cette fonction vous sera utile lorsque vous devrez ajouter des valeurs à partir de cellules répondant à certains critères. SUMIFS est différent de SUMIF car il permet l’ajout de valeurs répondant à plusieurs critères. Les deux sont très utiles lorsque vous traitez des données avec des classifications différentes qui doivent être traitées séparément. Par exemple, vous pouvez utiliser les formules lorsque vous calculez les ventes de plusieurs produits ou de différents vendeurs.
7. MOYENNE SI/MOYENNE SI
Ces deux vous donneront une moyenne pour les cellules qui répondent à vos critères spécifiés. AVERAGEIF est pour un tandis que AVERAGEIFS est pour plusieurs critères. Tout comme les formules ci-dessus, celles-ci vous aideront également lorsque vous avez des données que vous devez gérer séparément.
8. SI ERREUR
Même lorsque vous êtes prudent, des erreurs peuvent parfois survenir. Il s’agit d’une fonction que vous pouvez utiliser pour détecter les erreurs dans votre feuille de calcul dès que possible. Il peut être utilisé en combinaison avec d’autres fonctions dans un argument pour vous avertir lorsqu’il y a une erreur dans cet argument.
9. COMPTE
Ne confondez pas les fonctions Excel COUNT et COUNTA. Les deux aident quand il s’agit de calculs, mais ils sont différents. Ce dernier vous aidera dans les calculs pour les cellules qui ne sont pas vides. Les cellules de l’ancien décompte qui contiennent des valeurs numériques. Par conséquent, si vous souhaitez compter uniquement des valeurs numériques sans vérifier les autres, COUNT serait idéal. Cependant, si vous devez vérifier le texte et les valeurs d’erreur, alors COUNTA est votre référence. C’est l’option de comptage la plus avancée.
10. Rang
Comme son nom l’indique, il s’agit d’une formule que vous pouvez utiliser pour classer les valeurs dans une feuille de calcul soit de la plus petite à la plus grande, soit de la plus grande à la plus petite. Vous pouvez l’utiliser pour vérifier les performances de votre équipe, vos produits les plus vendus, les clients avec les achats les plus importants et vos stratégies les plus performantes parmi beaucoup d’autres. La fonction de classement ne réorganisera pas les valeurs ; vous obtiendrez simplement les résultats du classement dans une colonne différente. C’est une autre fonction facile à utiliser.
11. SOMMEPRODUIT
Si vous faites des affaires de vente, c’est une fonction que vous devez rechercher. C’est une fonction qui fera des multiplications puis quelques additions. Disons que vous avez vendu plusieurs produits chacun à un prix spécifique, la fonction multipliera la quantité vendue et le prix de chaque produit, puis additionnera les totaux pour vous donner le chiffre total des ventes.
Pour avoir une image claire du fonctionnement de la fonction, vous devrez le faire pratiquement. Pour les concepts les plus difficiles, une formation Microsoft Excel peut être utile. Vous pouvez obtenir un cours Excel pour aussi peu que 10 $ et l’apprentissage peut se faire en ligne à votre convenance. Il peut être utile de parcourir ces options sur findcourses.com pour voir quelles options sont disponibles. findcourses.com est un site Web qui répertorie de nombreuses solutions de formation pour permettre aux particuliers et aux entreprises de trouver facilement les cours dont ils ont besoin pour grandir et évoluer.
12. MINIFS
Si vous avez besoin de trouver une valeur minimale en tenant compte de certains critères, cette fonction vous aidera. Vous pourrez trouver des valeurs sans transpirer. Il est disponible sur abonnement Office 365 et Office 2019.
13. MAXIFS
Ceci est similaire à MINIFS mais celui-ci renvoie la valeur maximale. De plus, selon le site officiel de Microsoft, il n’est disponible que pour ceux qui ont un abonnement Office 365 et Office 2019.
Avec autant de fonctions que vous pouvez utiliser pour votre entreprise, il ne fait aucun doute que Microsoft Excel est une excellente ressource pour chaque personne. En apprenant autant de fonctions que possible, vous gagnerez du temps, améliorerez la précision de votre travail, effectuerez des tâches sans effort et réduirez les pertes de données et les erreurs. Comme mentionné ci-dessus, vous aurez peut-être besoin d’une formation pour mieux comprendre certaines des fonctions et des concepts. Les frais de formation sont un petit prix à payer par rapport aux avantages dont vous bénéficierez une fois que vous en saurez plus sur les fonctions et autres trucs et astuces.
Pour les fonctions simples, vous pouvez apprendre par vous-même. Les vidéos YouTube sont une excellente ressource pour en savoir plus sur les fonctionnalités. Les articles de blog peuvent également être d’une grande aide. Prenez le temps d’en lire quelques-uns qui mettent davantage en évidence les fonctions et ceux qui offrent plus de trucs et astuces pour l’utilisation d’Excel. Commencez par identifier toutes les fonctions pertinentes pour votre entreprise, puis prenez le temps d’apprendre comment chacune d’entre elles fonctionne. Au fur et à mesure que vous apprenez, pratiquez et commencez à utiliser les fonctionnalités immédiatement. Enfin, n’oubliez pas de maintenir votre logiciel à jour.
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